La funzione FILTRO in Excel serve a estrarre automaticamente solo le righe che rispettano una condizione, senza usare il filtro manuale dell'interfaccia. In questo tutorial trovi un esempio pratico della funzione FILTRO Excel con un criterio e con più criteri, così capisci subito come selezionare record per città, reparto, stato o importo. La formula restituisce un intervallo dinamico: se i dati cambiano, il risultato si aggiorna da solo. È quindi utile quando devi preparare elenchi puliti, controlli rapidi o mini report da riutilizzare in altre formule. Qui vedrai sintassi, compatibilità tra versioni, un caso svolto passo passo, gli errori più comuni e una checklist finale per verificare il risultato.
Cos'è la funzione FILTRO e quando conviene usarla
FILTRO restituisce un nuovo intervallo con solo le righe che soddisfano uno o più criteri. A differenza del filtro applicato dalla barra di Excel, non nasconde le righe nella tabella originale: crea un risultato separato, pronto da leggere o riusare altrove nel foglio.
È particolarmente utile quando vuoi:
- creare un elenco di record relativi a una sola sede, categoria o stato;
- isolare righe sopra o sotto una certa soglia numerica;
- ottenere un risultato che si aggiorna da solo quando cambiano i dati;
- evitare di rifare ogni volta filtri manuali su tabelle che usi spesso.
Il vantaggio operativo è semplice: scrivi una volta la formula e lasci che sia Excel ad aggiornare l'estrazione. Per chi studia o lavora con file che cambiano di continuo, questo fa risparmiare tempo e riduce gli errori di copia.
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Sintassi di FILTRO e versioni compatibili
La sintassi della funzione è =FILTRO(matrice; includi; [se_vuoto]).
- matrice: l'intervallo da restituire come risultato. Se vuoi ottenere l'intera riga, la matrice deve includere tutte le colonne che ti interessano.
- includi: il test logico che produce VERO o FALSO per ogni riga della matrice.
- [se_vuoto]: argomento facoltativo. Mostra un messaggio o un valore quando nessuna riga soddisfa i criteri.
Nelle installazioni italiane di Excel gli argomenti sono spesso separati dal punto e virgola. Se il tuo Excel usa la virgola, cambia solo il separatore: la logica della formula resta identica.
FILTRO appartiene alle matrici dinamiche Excel: il risultato si espande automaticamente nelle celle vicine. Per questo non devi trascinare la formula verso il basso. Devi però lasciare libera l'area in cui il risultato si espanderà.
La funzione è disponibile nelle versioni di Excel che supportano le matrici dinamiche, come Microsoft 365 ed Excel 2021 o successivi. In Excel 2019 e nelle versioni precedenti la funzione non è disponibile. Questa differenza di versione è importante: se lavori su un file condiviso, chi usa una versione più vecchia potrebbe non vedere la formula funzionare.
Attenzione anche a un dettaglio tecnico essenziale: l'argomento includi deve avere la stessa altezza della matrice se stai filtrando righe. Se la matrice è A2:F9, il test dovrà riferirsi per esempio a D2:D9, non a D2:D8 o D3:D10.
Funzione FILTRO Excel: esempio con un criterio
Supponi di avere dati nell'intervallo A2:F9 e che la colonna D contenga la sede. Se vuoi vedere soltanto le righe in cui la sede è Milano, puoi scrivere:
=FILTRO(A2:F9;D2:D9="Milano";"Nessun risultato")
Qui A2:F9 è la matrice da restituire, D2:D9="Milano" è il criterio e "Nessun risultato" è il testo mostrato se non esistono righe compatibili. Excel restituirà tutte le colonne della riga, non solo la cella che contiene Milano.
Questo è il caso base più utile per capire come estrarre righe Excel formula: scegli la porzione di tabella che vuoi ottenere e poi indichi quale colonna deve essere controllata. Se il valore di una riga cambia da Roma a Milano, l'elenco filtrato si aggiorna automaticamente. Se invece aggiungi nuove righe fuori dall'intervallo scelto, dovrai estendere la matrice oppure lavorare su un intervallo già predisposto a contenerle.
FILTRO Excel più criteri: AND e OR
Per applicare più criteri nello stesso filtro, devi costruire più test logici e poi combinarli. In Excel puoi farlo con due logiche molto pratiche.
Criteri in AND
Se vuoi che tutte le condizioni siano vere, usa il simbolo * tra i test. In questo contesto * funziona come un AND logico, perché VERO e FALSO vengono trattati come 1 e 0.
=FILTRO(A2:F9;(C2:C9="Vendite")*(D2:D9="Milano");"Nessun risultato")
La formula sopra restituisce soltanto le righe in cui il reparto è Vendite e la sede è Milano.
Criteri in OR
Se invece basta che almeno una condizione sia vera, usa il simbolo + tra i test e poi verifica che la somma sia maggiore di zero.
=FILTRO(A2:F9;((C2:C9="Vendite")+(C2:C9="Marketing"))>0;"Nessun risultato")
In questo caso ottieni le righe in cui il reparto è Vendite oppure Marketing. Il controllo >0 serve a trasformare il risultato numerico della somma in un VERO/FALSO valido per FILTRO.
Criteri misti testo e numeri
Puoi combinare anche testo e confronti numerici, per esempio una sede e una soglia di importo. Se la colonna E contiene importi in euro, un criterio coerente sarà E2:E9>=1000, cioè almeno 1000 euro.
=FILTRO(A2:F9;(D2:D9="Milano")*(E2:E9>=1000);"Nessun risultato")
Le parentesi attorno a ogni singolo test sono importanti: rendono la formula più leggibile e aiutano Excel a valutare correttamente le condizioni.
Esempio svolto
Dati di partenza
Immagina un foglio con intestazioni in A1:F1: ID, Mese, Reparto, Sede, Importo, Stato. I dati nelle righe 2-9 sono questi:
- Riga 2: 1001 | Gen | Vendite | Milano | 1450 | Approvato
- Riga 3: 1002 | Gen | HR | Roma | 980 | Approvato
- Riga 4: 1003 | Feb | Vendite | Roma | 1200 | In attesa
- Riga 5: 1004 | Feb | Acquisti | Milano | 760 | Approvato
- Riga 6: 1005 | Mar | Vendite | Milano | 2100 | Approvato
- Riga 7: 1006 | Mar | Marketing | Torino | 890 | In attesa
- Riga 8: 1007 | Apr | Vendite | Milano | 950 | Approvato
- Riga 9: 1008 | Apr | Vendite | Roma | 1700 | Approvato
Ipotesi
Vogliamo estrarre solo le righe in cui valgono contemporaneamente queste quattro condizioni:
- Reparto = Vendite
- Sede = Milano
- Importo >= 1000 euro
- Stato = Approvato
Passaggi
- Scegli una cella vuota da cui far partire il risultato, per esempio H2.
- Scrivi la formula:
=FILTRO(A2:F9;(C2:C9="Vendite")*(D2:D9="Milano")*(E2:E9>=1000)*(F2:F9="Approvato");"Nessun risultato") - Premi Invio. Excel espanderà il risultato nelle celle vicine in modo automatico.
- Se vuoi vedere anche le intestazioni, copiale manualmente in H1:M1 oppure predisponi l'area del report con gli stessi titoli della tabella originale.
Controllo finale
Il risultato corretto contiene due righe: la riga con ID 1001 e la riga con ID 1005.
Il controllo è semplice:
- 1001 è Vendite, Milano, 1450 euro, Approvato: quindi va incluso.
- 1005 è Vendite, Milano, 2100 euro, Approvato: quindi va incluso.
- 1007 ha reparto, sede e stato corretti, ma l'importo è 950 euro: resta fuori perché non raggiunge la soglia minima.
- 1008 ha importo e stato corretti, ma la sede è Roma: resta fuori.
- 1003 è Vendite ma non è né Milano né Approvato: resta fuori.
Questo controllo finale è utile perché ti conferma che la formula sta davvero filtrando le righe previste e non sta includendo record solo parzialmente corretti.
Come estrarre righe Excel con una formula: procedura numerata
Se vuoi replicare il metodo su altri file, questa è la procedura più affidabile:
- Individua l'intervallo completo da restituire, cioè la matrice.
- Scegli la colonna o le colonne che contengono i criteri.
- Scrivi ogni test logico in modo esplicito, per esempio D2:D100="Milano" oppure E2:E100>=500.
- Combina i test con * se vuoi un AND, oppure con + e controllo >0 se vuoi un OR.
- Aggiungi sempre il terzo argomento [se_vuoto] per evitare un risultato poco leggibile quando non ci sono corrispondenze.
- Lascia libera l'area in cui la formula deve espandersi.
- Verifica almeno due righe: una che deve entrare nel risultato e una che deve restarne fuori.
Questo approccio riduce molto gli errori, soprattutto quando i criteri aumentano e la formula diventa più lunga.
Errori comuni da evitare
1. Errore #SPILL!
Compare quando l'area in cui FILTRO dovrebbe espandersi non è vuota. Basta una cella occupata per bloccare tutto il risultato. La soluzione è liberare le celle coinvolte oppure spostare la formula in un'area più ampia.
2. Intervalli di dimensione diversa
Se la matrice è A2:F100 e il criterio è D2:D99, Excel non può associare correttamente ogni riga al suo test logico. Mantieni sempre allineata l'altezza degli intervalli.
3. Nessun risultato e terzo argomento assente
Se ometti [se_vuoto] e non esiste nessuna corrispondenza, FILTRO può restituire un errore invece di un messaggio comprensibile. Inserire un testo come "Nessun risultato" rende il foglio più leggibile.
4. Criteri scritti in modo incoerente
Gli errori più frequenti sono spazi in più, differenze tra testo e numero, confronti numerici applicati a celle formattate in modo inatteso e criteri non coerenti con l'unità del dato. Se la colonna contiene importi in euro, per esempio, la soglia deve essere espressa in euro.
5. Versione di Excel non compatibile
Se usi una versione senza matrici dinamiche, FILTRO non è disponibile. In quel caso la formula non può essere usata così com'è e conviene verificare subito la versione del programma prima di impostare il lavoro.
Checklist operativa prima di confermare il risultato
- La matrice include davvero tutte le colonne che vuoi ottenere?
- L'intervallo del criterio ha la stessa altezza della matrice?
- Ogni condizione è racchiusa tra parentesi?
- Hai usato * per AND e + con >0 per OR nel modo corretto?
- L'area di espansione del risultato è libera?
- Hai inserito il terzo argomento per gestire il caso senza risultati?
- Hai controllato almeno una riga inclusa e una esclusa?
Se tutte le risposte sono sì, la formula è molto probabilmente impostata bene.
Autoverifica rapida
- Quale argomento di FILTRO decide quali colonne e righe verranno restituite?
- Se vuoi righe con reparto Vendite e importo almeno 1000 euro, quale operatore usi tra i test?
- Che cosa può succedere se non esistono righe valide e non compili [se_vuoto]?
- Perché non serve trascinare FILTRO verso il basso come una formula tradizionale?
Risposte attese: matrice; *; un errore o comunque un risultato poco leggibile; perché FILTRO usa le matrici dinamiche Excel e si espande da solo.
Conclusione
La funzione FILTRO è uno dei modi più rapidi per estrarre righe in Excel con una formula, soprattutto quando i dati cambiano spesso e vuoi evitare filtri manuali ripetuti. Una volta capito il meccanismo di matrice, includi e combinazione dei criteri, puoi passare con facilità da un caso semplice a un report con più condizioni. Se vuoi fare pratica con altri esempi operativi, il percorso Excel per tutti ti permette di seguire lezioni registrate e on-demand nell'app desktop Weduup per Windows e macOS. Per chi non ha bisogno di interazione continua, questa modalità può essere anche una soluzione pratica per sostituire o affiancare molte ripetizioni operative. E se oltre alle competenze pratiche stai organizzando anche lo studio universitario, su Weduup trovi percorsi online registrati e on-demand organizzati per il singolo esame, con esercizi e appelli quando previsti: per orientarti puoi partire dalla guida agli esami UniCal.